Viele Aufgaben gleichzeitig, aufwendige Abstimmungen und liegen gebliebene Vorgänge: Ein Team wollte seine Arbeitsorganisation verbessern und suchte dafür externe Begleitung.
Im ersten moderierten Treffen mit konteam schauten wir gemeinsam auf die Situation. Was verursacht besonders viel Druck? Wo geht Energie verloren? Und welche Veränderungen können die Mitarbeitenden und ihre Führungskraft selbst anstoßen?
Gemeinsam konkrete Schritte vereinbaren
Das Team sammelte seine Erfahrungen und entwickelte daraus Ansatzpunkte für den Alltag. Zum Abschluss standen drei Vereinbarungen:
- Zeit für konzentriertes Arbeiten schützen: Die Mitarbeitenden wollten feste Zeitfenster im Kalender erproben, um Aufgaben möglichst ungestört zu bearbeiten.
- Informationen leichter zugänglich machen: Häufig benötigte Daten sollten übersichtlicher strukturiert werden.
- Abstimmung über Teamgrenzen hinweg verbessern: Ein Gespräch mit einem angrenzenden Bereich sollte helfen, Überschneidungen und Doppelarbeit zu klären.
Das Team benannte Verantwortliche und vereinbarte, die Erfahrungen bis zum nächsten Treffen zu sammeln.
Was sich zwischen den Treffen entwickelte
Beim zweiten Treffen berichteten die Mitarbeitenden von positiven Erfahrungen mit den geschützten Arbeitszeiten. Sie konnten diese nutzen, um ältere Vorgänge abzuschließen und wichtige Aufgaben voranzubringen. Das Team beschloss, die täglichen Zeitblöcke fortzuführen.
Auch die anderen Vereinbarungen waren in Bewegung gekommen: Ein Vorschlag zur übersichtlicheren Datenstruktur lag zur Rückmeldung durch das Team bereit. Das Gespräch mit dem angrenzenden Bereich hatte stattgefunden und erste hilfreiche Impulse geliefert. Weitere Abstimmungen blieben notwendig.
Im Rückblick benannte das Team außerdem technische Verbesserungen und personelle Unterstützung als entlastende Faktoren. Die Erfahrungen zeigten, an welchen Stellen sich bereits etwas verbessert hatte und wo weitere Arbeit nötig war.
Erfahrungen auswerten und weiterarbeiten
Im zweiten moderierten Treffen griffen wir die Vereinbarungen wieder auf und entwickelten die nächsten Schritte. Zusätzlich beschäftigte sich das Team mit der Frage, wie räumliche Nähe den direkten Austausch erleichtern könnte. Dazu sammelten wir Bedürfnisse und offene Fragen und vereinbarten Schritte zum Erproben.
Die Begleitung verband gemeinsame Reflexion mit Veränderungen im Arbeitsalltag. Zwischen den Treffen konnte das Team ausprobieren, was hilfreich war. Beim nächsten Termin entstand Raum, Erfahrungen zu besprechen, Vereinbarungen anzupassen und offene Themen weiterzubearbeiten.
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